¿Estás seguro de que conocés tus obligaciones tributarias? Desde un punto de vista técnico suelen llamarse deberes formales y materiales, y estas obligaciones son diferentes en cada legislación, pero todas tienen algo en común: los deberes formales y materiales tienen la misma definición.

El deber formal es la base del control tributario, es decir, es la herramienta que utiliza la Administración Tributaria para poder llevar un control sobre los contribuyentes, y está relacionado con la obligación de dar (entregar la factura, dar información de terceros), hacer (inscribirse en la Administración Tributaria, presentar la declaración de impuesto) o dejar hacer (desisncribirme cuando cierro mi negocio o cuando dejo de ejercer mi profesión).

Por otro lado, el deber material está relacionado con el pago del impuesto e implica realizar la declaración de impuesto, determinar el monto respectivo a pagar y realizar el pago correspondiente, por eso se llaman declaraciones autoliquidativas.

Los deberes formales más comunes de la legislación costarricense son:

• Inscribirse en los registros pertinentes: Por regla general todo contribuyente debe inscribirse como tal cuando empieza su actividad comercial. Deberá inscribirse en el Régimen Tributario correspondiente, según la actividad que realice, ya sea en el tradicional, el simplificado o el especial agropecuario, tanto en el impuesto sobre la renta (ISR) cómo en el del valor agregado (IVA). ¿Qué sucede si no se inscribe en la Administración Tributaria? Pues podría tener una sanción de medio salario base por cada mes o fracción de mes, hasta un máximo de 3 salarios base (medio salario base por cada mes o fracción de mes). Actualmente (octubre de 2023) el salario base es de ¢462.200,00. Es decir, si se comprueba que tiene más de 6 meses de estar ejerciendo su actividad pueden multarle por un monto de ¢1.386.600,00.

• Presentar las declaraciones correspondientes: Otro deber formal es la presentación de declaraciones que solicite la Administración Tributaria. Existen básicamente dos tipos de declaraciones, las informativas (solicitud de información), las autoliquidativas (donde se liquida el impuesto por pagar). Todo contribuyente debe presentar las declaraciones a las que está obligado en el tiempo y forma que establece la Administración Tributaria. No hacerlo tiene una sanción del 50% de un salario base por cada declaración dejada de presentar, es decir es un monto de ¢231.100,00.

• Llevar los registros financieros, contables y de cualquier otra índole. Este deber es el que hace que acudamos a un contador, normalmente no podemos por nosotros mismos generar informes financieros o certificaciones contables, ya sea por que no tenemos el conocimiento o la competencia para hacerlo o porque, aún teniéndolo, nuestra atención está puesta en otra actividad. Existen algunas excepciones como por ejemplo el profesional independiente, la ley le permite llevar su propia contabilidad. También los que están inscritos en el Régimen Simplificado, ya que este régimen se hizo precisamente para la simplificación de trámites y uno de ellos es el contable. Estos registros pueden hacerse mediante sistemas informáticos a elección del contribuyente, en el tanto la contabilidad cumpla los principios de registro e información establecidos en las normas reglamentarias o, en su defecto, con arreglo a las Normas Internacionales de Información Financiera, adoptadas por el Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica, siempre que estas últimas normas no supongan modificaciones a las leyes tributarias. La sanción por el incumplimiento de este deber es de un salario base, es decir ¢462.200,00.

• Suministrar información de terceros: ¿Cómo se suministra información de terceros a la Administración Tributaria? Hace un tiempo, antes de la creación de la factura electrónica, todos los contribuyentes teníamos el deber de presentar la declaración informativa D-155, donde se indicaba las personas con las que habíamos tenido relaciones comerciales (alquileres, ventas, servicios profesionales, comisiones), esta declaración sigue existiendo, pero solamente para algunos contribuyentes. Ahora, es a través de la factura electrónica que se le comunica a la Administración Tributaria esta información. Por eso es tan importante entregarla. Una segunda posibilidad es que la Administración le solicite información de forma directa, entonces deberá presentarla según los términos del requerimiento. La información que la Administración puede solicitar es aquella previsiblemente pertinente para efectos tributarios, deducida de sus relaciones económicas, financieras y profesionales con otras personas. La sanción en caso de incumplimiento es una multa del dos por ciento (2%) de la cifra de ingresos brutos del sujeto infractor, en el período del impuesto a las utilidades, anterior a aquel en que se produjo la infracción, con un mínimo de tres salarios base ¢1.386.600,00 y un máximo de cien salarios base ¢46.220.000,00. Si se desconocen los ingresos brutos, la sanción será ¢4.622.000,00.

• Emitir y entregar facturas: Este deber está ligado con el deber anterior. En el momento que se emite y entrega la factura electrónica, la Administración Tributaria obtiene información necesaria para ejercer el control tributario necesario sobre quien emite la factura, y con ello comprobar que estemos realizando nuestras declaraciones de forma correcta. El incumplimiento de esta obligación genera una sanción de dos salarios base, un total de ¢924.400,00. Actualmente la factura debe ser electrónica, en un blog anterior traté el tema de los diferentes comprobantes electrónicos (ver aquí).

Existen otros deberes formales que aplican de acuerdo con las actividades que se realizan, los señalados son los más comunes. Por ello es relevante asesorarnos muy bien sobre la actividad que realizamos y las obligaciones formales que están asociadas a ella, para así no generar una sanción o multa que pueda afectar económicamente nuestro negocio.

En cuanto a los deberes materiales, como ya se indicó, están relacionados con la autoliquidación del impuesto y su respectivo pago. Todo contribuyente deberá realizar su propia declaración y pagar el monto respectivo. Es una obligación hacer las declaraciones de forma correcta, es decir sin errores, inexactitudes o evasiones, y en caso de no hacerlo se expone a las siguientes sanciones:

• Una multa de medio salario base por no presentar la declaración auto liquidativa correspondiente.

• Si se presenta la declaración y no se paga en el plazo, al pagar tendrá una multa por mora de un 1% por cada mes o fracción de mes transcurrido desde el momento en que debió pagar hasta el momento del pago.

• También se expone a que le realicen una auditoría, si esto llega a suceder se añade una multa adicional. La base de esta sanción estará constituida por el monto que determine la Administración Tributaria. Esta sanción tiene varios agravantes, dependiendo si hay errores, inexactitudes o algún tipo de evasión comprobada por parte de la Administración Tributaria.

Así que, si querés que tu negocio esté al día con tus obligaciones tributarios, revisá bien cuáles son las obligaciones formales y materiales a cumplir para no generar multas ni pagos innecesarios.