La factura electrónica es solo uno de los varios comprobantes que existen, y que nos hemos acostumbrado a llamarlos a todos como factura, sin embargo, existen diferentes comprobantes electrónicos los cuales trataré de ver en el presente artículo.

¿Qué es un comprobante electrónico?

Según el decreto 41820-H el comprobante electrónico es “un documento electrónico en formato XML autorizado por la Administración Tributaria que respalda la venta o adquisición de bienes y la prestación de servicios, el cual debe ser generado, expresado y transmitido en formato electrónico en el mismo acto de la compraventa o prestación del servicio”.

Podemos decir entonces que es un documento comercial digital que tiene el mismo valor legal que una factura en papel. Se utiliza para registrar y documentar una transacción de compraventa de bienes y servicios entre dos personas (físicas o jurídicas).

Ventajas de los comprobantes electrónicos

A diferencia de la factura en papel, la factura electrónica se transmite de forma telemática (lo que significa que se entrega) a través de medios electrónicos como correo electrónico u otros medios, lo que permite un procesamiento más rápido, eficiente y seguro de la información.

Además, reduce costos al disminuir los procesos manuales y en papel y mejora la transparencia en las transacciones. Facilita también el control de las transacciones comerciales y esto mejora la competitividad entre las empresas y tiene un impacto positivo con el medio ambiente, porque reduce la emisión de documentos en papel.

Desde el punto de vista del control tributario, la factura electrónica le permite a la Administración Tributaria tener un mayor control de las transacciones que realizan los contribuyentes, teniendo mayor seguimiento de las actividades económicas de éstos. Esto significa que se reduce la evasión fiscal, hay una simplificación de las obligaciones tributarias al contarse con información automática, y se reduce la carga administrativa de los contribuyentes y, por ende, mejora la recaudación de impuestos.

Al mismo tiempo, el uso de comprobantes electrónicos aumenta la transparencia en el mercado y garantiza que todos cumplan con las mismas reglas, lo que fomenta la competencia más justa y equitativa y a la vez garantiza a la Administración Tributaria que todos paguen los impuestos correspondientes de acuerdo con la actividad económica de cada contribuyente.

Tipos de comprobantes electrónicos

Factura electrónica: Es el documento que todos utilizamos cuando realizamos una compraventa tanto de bienes como de servicios, y sirve como respaldo de la compra que hacemos. Debe generarse y transmitirse de forma electrónica en el momento en que se realiza la compra o prestación del servicio. Es el documento que sirve para justificar gastos o créditos fiscales.

Tiquete electrónico: Es el documento que conocemos como tiquete de caja, el que nos dan de forma física cuando realizamos la compra de algún bien. El que lo emite lo transmite en formato electrónico XML, y se autoriza únicamente para operaciones realizadas con el consumidor final. Este tiquete no puede ser utilizado para justificar gastos, para ello está la factura electrónica. Puede ser que nos entreguen el tiquete electrónico y a la vez nos envíen la factura electrónica.

Nota de crédito y nota de debido electrónicas: Es el comprobante idóneo para anular o modificar una factura electrónica en el caso de que cometamos un error, sin alterar la información del documento original.

Factura electrónica de compra: Cuando le compramos a alguien que está inscrito en un régimen especial (simplificado o especial agropecuario), no está obligado a entregar la factura electrónica, por lo que en dicho caso debemos nosotros mismos realizar una factura electrónica de compra, para respaldar el bien o servicio que estoy comprando. Al final, es autofacturar el gasto para poder justificarlo y digitalizarlo.

Factura electrónica de exportación: Este comprobante se utiliza cuando exportamos mercancías. También es el documento que respalda la prestación de servicios o venta de bienes intangibles, tales como utilización de marcas, venta de royalties, desarrollo de software, entre otros, que se realicen desde el territorio nacional hacia el exterior.

Sujetos que intervienen en la emisión de los comprobantes

Emisor receptor electrónico: Persona física o jurídica que realiza todo lo necesario cuando hace un comprobante electrónico: emitir, enviar, recibir y confirmarlo a través de un sistema informático. Es importante indicar que cuando se recibe un comprobante electrónico hay que confirmarlo, sin embargo, después de 10 días hábiles, queda la factura confirmada de forma automática.

Emisor receptor electrónico no confirmante: Persona física o jurídica que se encuentra inscrita en un régimen tributario especial (simplificado o agropecuario) y que no está obligado a emitir comprobantes electrónicos y se inscribe de forma voluntaria bajo esta figura para emitir y recibir comprobantes electrónicos.

Receptor electrónico-no emisor: Son todas aquellas instituciones de la Administración Pública y personas que cuentan con beneficios fiscales y se encuentren exentas de emitir y confirmar los comprobantes electrónicos.

Proveedores de Sistemas Gratuitos: “Proveedor de soluciones de factura electrónica, que pone a disposición un sistema gratuito, para la emisión, entrega y confirmación de comprobantes electrónicos.”

Requisitos de los comprobantes electrónicos

1. Versión del documento.
2. Identificación del obligado tributario o declarante. Nombre competo o razón social, denominación del negocio o nombre de fantasía si existe, número de identificación (cédula, cédula jurídica, Dimex o NITE, así como la dirección del negocio y correo electrónico.
3. El tipo de documento electrónico: factura, tiquete, nota de crédito, etc.
4. Numeración consecutiva: El sistema de facturación que utilice deberá asignar de forma automática un número consecutivo para cada tipo de documento electrónico, no puede ser susceptible de posterior modificación.
5. Clave numérica
6. Fecha de emisión: deberá emitirse la fecha del documento, sin poderse modificar, por lo que no se permite la emisión de documentos con fecha anterior o posterior.
7. Hora de emisión: igual al anterior deberá consignarse la hora sin poderse modificar.
8. Condiciones de venta o servicio: venta al crédito, al contado, un apartado, en consignación, un arrendamiento con opción de compra, un arrendamiento en función financiera o cualquier otra condición que se consigne en la factura.
9. Medio de pago: tarjeta, efectivo, cheque, transferencia, depósito bancario, recaudado por terceros o cualquier otra condición.
10. Detalle del bien o servicio prestado: cantidad enviada, precio unitario expresado en moneda nacional o moneda extranjera, unidad de medida, código de producto, descripción del producto o del servicio y monto de la operación expresada en moneda nacional o moneda extranjera.
11. Subtotal en moneda nacional o extranjera.
12. Valor de los productos vendidos o servicios prestados expresado en moneda nacional o moneda extrajera, separando los exentos.
13. Precio neto de venta expresado en moneda nacional o extranjera, sin incluir el valor del IVA.
14. Monto del impuesto correspondiente a cada tarifa aplicada sobre el precio neto de venta: con la indicación del IVA.
15. Valor total de la factura: en moneda nacional o extranjera.
16. En español.

Ahora bien, además de todos estos requisitos el comprobante electrónico debe indicar:

• El nombre de la persona que compra el bien o el servicio
• El número de cédula física o jurídica de la persona que compra.
• El correo electrónico de la persona que compra debe ser el mismo que consta en la Administración Tributaria.

Te dejo por aquí una infografía con los requisitos de los comprobantes electrónicos